Các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực, hóa đơn điện tử còn giúp cải cách các thủ tục hành chính, giúp mọi công việc liên quan đến hóa đơn như tra cứu hóa đơn gtgt được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên, trong một số trường hợp các kế toán vẫn cần thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy các bước chuyển đổi sẽ được thực hiện như thế nào để đảm bảo giá trị pháp lý?

Tùy vào từng phần mềm cụ thể mà các thao tác thực hiện sẽ có đôi chút khác biệt, tuy nhiên, về cơ bản các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm 04 bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.

– Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi qua hóa đơn giấy.

– Bước 3: Chọn chức năng In chuyển đổi.

– Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó các doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng:

– Hóa đơn điện tử phải đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.

– Hóa đơn giấy được chuyển đổi 1 lần duy nhất từ hóa đơn điện tử và đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi hóa đơn điện tử thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

Vậy hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có giá trị pháp lý hay không? Theo quy định tại Thông tư 32/2011 thì hóa đơn điện tử chuyển đổi hoàn toàn có giá trị pháp lý khi mà các doanh nghiệp đảm bảo các điều kiện như: Đảm bảo thông tin trên hóa đơn giấy đã chuyển đổi đảm bảo tính toàn vẹn như trên hóa đơn điện tử; phần ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi cũng được thực hiện theo quy định của pháp luật về việc chuyển đổi chứng từ điện tử. Tuy nhiên, Thông tư 32/2011 chỉ có hiệu lực pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, do vậy, quý khách hàng, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, lưu ý thêm về việc triển khai chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và cụ thể là giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi theo quy định mới. Theo quy định mới, các hóa đơn chuyển đổi sẽ không có giá trị pháp lý và chỉ dùng để lưu trữ nội bộ mà thôi. Đây chính là một trong những điểm khác biệt của quy định cũ và quy định mới về hóa đơn chuyển đổi mà các doanh nghiệp cần phải nắm rõ và thực hiện. 

Khi kê khai thuế cần lưu ý gì về hóa đơn đầu vào? 

Có hay không việc sẽ mở rộng đối tượng kê khai thuế và nộp thuế

Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không? Với trường hợp khi doanh nghiệp được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể làm công văn đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét miễn đóng dấu nếu cơ quan Thuế thấy phù hợp và xét duyệt thì doanh nghiệp được phép miễn dấu trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Như vậy, trên đây là các bước chi tiết về việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và những lưu ý quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua.

 

Có thể bạn quan tâm:

Kích thước chuẩn của standee

Cách sử dụng zalo trên máy tính