Những chuyển biến tích cực khi DN sử dụng hóa đơn điện tử

Thời gian đầu khi áp dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp cảm thấy lo lắng, hoang mang bởi đây là hình thức hóa đơn mới với công nghệ mới. Tuy nhiên khi đã được phổ cập rộng rãi, việc hóa đơn điện tử đem lại nhiều tác động trong quản lý doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Không chỉ có cách tra cứu nhiều hóa đơn điện tử, dễ dàng sử dụng, hóa đơn điện tử còn giúp quản lý dữ liệu theo hệ thống bài bản. Cụ thể những chuyển biến tích cực mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.

1. Hiệu quả về chi phí cho doanh nghiệp

Chi phí luôn là một trong những quan tâm hàng đầu của người đứng đầu doanh nghiệp. Quyết định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cũng đồng nghĩa với việc giám đốc đã cắt giảm thành công chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ hóa đơn. Cụ thể:

– Giảm tới 80% các bước trong quy trình phát hành hóa đơn: xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn.

– Giảm 90% chi phí và 99% thời gian chuyển phát nhanh: hóa đơn điện tử sẽ được gửi tới khách hàng ngay lập tức thông qua email hoặc các hình thức trực tuyến khác thay vì phải gửi qua đường bưu điện như trước đây.

– Giảm chi phí lưu kho: hóa đơn điện tử được lưu trữ lên tới 10 năm tại kho lưu trữ trực tuyến của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp có thể tải về máy tính, lưu tại USB hoặc CD,….

– Giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: hóa đơn điện tử giúp hạn chế tối đa tình trạng mất, thất lạc, hỏng hóa đơn. Nhờ đó doanh nghiệp không còn lo sợ tốn chi phí do bị phạt hành chính.

– Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng: Hóa đơn điện tử đến tay khách hàng nhanh chóng đồng nghĩa với việc thu hồi công nợ của doanh nghiệp sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

hóa đơn điện tử

Khoản chi phí tiết kiệm được này tỉ lệ thuận với số hóa đơn xuất của doanh nghiệp và thậm chí lên đến nhiều tỷ đồng với những đơn vị xuất hàng chục nghìn, hàng triệu hóa đơn mỗi năm, từ đó tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc trung chuyển hóa đơn nhanh chóng và chính xác cũng tạo sự chuyên nghiệp và niềm tin đối với khách hàng và đối tác.

2. Quản lý dễ dàng tình hình tài chính và kinh doanh

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp hạn chế sai sót giúp báo cáo về tài chính, hóa đơn, dòng tiền đưa lên giám đốc chính xác và nhanh chóng hơn. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử nhờ giao diện đơn giản cùng nhiều tính năng vượt trội đã được tích hợp sẵn trong phần mềm.

Những báo cáo tài chính, kế toán, kinh doanh chính xác là điều kiện đầu vào quan trọng để lãnh đạo có những đánh giá về tình hình kinh doanh của công ty, có phương hướng và điều chỉnh cần thiết nhằm đạt các mục tiêu đề ra. Theo đó, những báo cáo được tổng hợp tự động từ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ làm giảm thiểu các bước sai sót trong quá trình xử lý.

Các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 

Khi kê khai thuế cần lưu ý gì về hóa đơn đầu vào?

3. Tối ưu nguồn nhân lực, giảm áp lực cho doanh nghiệp

Với việc hóa đơn điện tử giúp giảm các thao tác thủ công trong công tác kế toán, bộ phận kế toán không cần dành nhiều cán bộ chuyên trách cho cùng một nghiệp vụ như với hóa đơn giấy.

Kế toán trưởng hay lãnh đạo doanh nghiệp cũng vì thế mà có thêm phương án sử dụng nhân sự phù hợp, đảm bảo vừa tinh gọn mà vẫn xử lý hiệu quả công việc, tránh lãng phí nhân lực cho những công việc thủ công, từ đó hiệu suất công việc được nâng cao.

 

Có thể bạn quan tâm:

Kích thước chuẩn của standee

Cách sử dụng zalo trên máy tính